For oss som idrettslag gjelder følgende (utdrag fra veileder fra Norges idrettsforbund, vedtatt 20.12.17):
”Norges Idrettsforbund og tilknyttede organisasjonsledd kan innhente og bruke slike opplysninger med hjemmel i «medlemsavtalen». Det betyr at når en person blir medlem i idretten har idretten lovlig grunnlag for registrering og behandling av nødvendige personopplysninger.”
”Dersom personen har oppgitt mobiltelefonnummer/e-postadresse, er dette å anse som et samtykke til at organisasjonsleddet kan kontakte vedkommende per e-post og SMS med bakgrunn i medlemsavtalen.”
Personvern, nettbasert behandling av personopplysninger
Denne personvernerklæringen gjelder for Svolvær Idrettslag, med organisasjonsnummer 883 546 172. Svolvær Idrettsforbund er ansvarlig for lagring og behandling av personopplysninger som samles inn på nettsidene svolværil.no, silfotball.net, samt andre nettsider tilknyttet Norges Idrettsforbund, slik som minidrett.no.
Informasjon innhentes og håndteres i overensstemmelse med bestemmelsene i GDPR (General Data Protection Regulation), den nye personvernsforordningen i EU som trådte i kraft i 2018.
Personopplysninger som samles inn og lagres
Vi lagrer informasjon om
- Navn
- Kontaktinfo
- Fødselsdato, kjønn og nasjonalitet
- Hvilke medlemskap, treninger, camper, kurs og arrangementer medlemmer har deltatt på
- Familierelasjoner
- Faktura- og betalingshistorikk
- Utøverpresentasjon på hjemmesiden for voksne utøvere
- Utøverpresentasjon og omtale på hjemmesiden i forbindelse med arrangement og spesielle hendelser eller prestasjoner.
- Presentasjon av trenere og øvrig støtteapparat med navn, epostadresse og mobiltelefonnr.
Hvordan informasjon innhentes?
Vi samler inn opplysninger gjennom skjemaer på våre nettsider. Skjemaer kan være innmeldingsskjema, påmeldingsskjema til aktiviteter, innsamling av kontaktinfo på lister, epost osv.
Formålet med informasjonen som innhentes
- Administrasjon av klubbens medlemmer og aktiviteter
- Tilby god medlemsservice og info om relevante aktiviteter til rett medlem til rett tid
- Administrere påmeldinger, betalinger mv
- Følge opp lisenser, forsikringer mv
Hvem behandler informasjonen?
Tilgang til personopplysninger er tilgangsstyrt. Ansatte og frivillige som har behov for tilgang til data for å kunne utføre sin jobb/verv vil få tilgang etter behov. Tilganger slettes når behovet er opphørt. Personer utenfor klubben vil ikke gis tilgang til personopplysninger. Unntaket for dette er representanter for systemeiere som nevnt i punktet under, for å ivareta support mv.
Hvor lagres informasjonen?
Innhentet informasjon lagres i vårt medlemssystem på minidrett.no, samt midlertidig lagring på våre nettsider ved innsending via nettsiden.
Eposter lagres gjennom vår IT-leverandør.
Fakturerings- og betalingshistorikk lagres i vårt regnskapssystem PowerOffice GO og på MinIdrett.no for det som gjelder medlemshåndtering.
Kontaktinfo for fotballspillere, trenere og lagledere legges inn i Norges Fotballforbund sitt medlemssystem FIKS.
Kontaktinfo for utøvere og styremedlemmer legges inn i Norges Idrettsforbund sitt system KlubbAdmin.
Hvordan slettes opplysningene?
Informasjon kan slettes på oppfordring fra medlem. Opplysninger som ikke er nødvendig for klubben skal slettes.
Utlevering av informasjon til tredjepart
Personopplysningene deles ikke med utenforstående, kommersielle tredjeparter. Unntaket her er klubbens sponsorer, hvor Norges Idrettsforbunds medlemsavtale gir sponsorer tilgang til medlemmers kontaktinfo. Svolvær Idrettslag vil ikke gjennomføre slike sponsoraktiviteter uten varsling/mulighet for reservasjon fra medlemmet. For deling av informasjon innenfor idrettens medlemssystemer, se ovenfor.
Rettigheter
Som medlem og bruker av nettsidene våre har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene som vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.
Som medlem mottar du periodevis nyhetsbrev fra oss. Nyhetsbrevet kan du melde deg av, hvis du ønsker. Som medlem mottar du også viktig informasjon om våre aktiviteter og tilbud direkte fra vårt medlemssystem. Dette er informasjon som følger medlemskapet.
Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.
Kontaktinformasjon
Svolvær Idrettslag, Fotball, Postboks 119, 8301 Svolvær